박재택의 의전이야기〉14-마음에 들지않으면 먼저 알려준다
2004-06-17 경상일보
보통의 경우 행사계획이 치밀하지 못할 때 행사의 유연성을 잃게된다. 유연성이 부족한 행사는 행사의 성공을 담보할 수 없기도 하다. 따라서 행사 진행의 총괄 담당자는 행사계획시 미리 정해 놓은 대로 모든 절차들이 진행되는 것을 제1목표로 하되 예기치 않은 이유로 이것이 변할 수 있다는 것을 예상하고 사전에 그 대안들을 마련해 둬야 한다. 이것이 행사의 유연성 확보를 위한 최선의 방법이다.
행사는 행사본부 및 몇사람만이 제기능을 발휘한다고 해서 성공한다고 볼수 없다. 행사에 참석하는 모든 사람, 특히 행사준비요원 각자가 제역할을 해야 하모니를 이뤄 낼 수 있다.
행사진행은 물이 흘러가듯 진행해야 한다.
의전절차가 정해진 시나리오에 맞춰 집행되다보니 딱딱하게 되고 필요이상으로 긴장돼 자연히 일반참석자에 대한 통제가 강화되는 결과를 낳게 되며, 불쾌감을 주기도 한다.
실제로 행사가 끝난 다음에 행사 책임자가 고위직으로부터 "행사가 왜 그 모양이 됐느냐"라는 질책을 받는 일도 흔히 있다. 이와 같은 일들은 대부분 어떤 원로급 인사가 행사장에서 느꼈던 불편 사항을 뒤늦게 알려 오는데서 그 원인을 찾을 수 있다.
행사준비를 하다보면 단상의 좌석배치 등 제반 의전절차가 모든 사람의 마음에 들게 한다는 것은 참으로 어려운 일이다. 이럴 때 주요인사들에게 미리 의전상 기준 등을 알려 양해를 구하면 자연 해소될 수 있다. 본인이 알고 이해하거나 납득이 되지 않더라도 상황을 미리 인식하게 되면 전혀 문제되지 않는다. 울산광역시 행정부시장