행사 준비과정은 어떻게 보면 영화 제작이나 연극과도 마찬가지이다. 즉 행사는 종합예술이라고 할 수 있다. 따라서 행사 주최측으로서는 행사가 정상적으로 준비되고 있는지를 종합적으로 파악하기란 여간 어렵지가 않다. 특히 규모가 크고 대통령 등 주요인사가 참석하는 행사는 더욱 그러하다.
D-3일쯤 되어서는 그러한 현상은 더욱 두드러진다. 행사에 관해, 관련기관 혹은 초청인사로부터 문의가 오고, 언론에서 취재차 이것 저것 물어오면 상황은 더욱 급해진다. 이때쯤 되면 주최측의 최고 책임자도 행사를 앞두고 불안해하기 마련이다. 대통령이 도착하면 어떻게 안내를 해야할지, 스피치 자료는 제대로 되어 있는지".
이 무렵 행사준비 책임부서에서는 주요 참석인사의 행동계획을 작성해서 최고책임자에게 사전에 보고하면 만사가 OK이다. 왜냐하면 행동계획을 작성하기 위해서는 필연적으로 행사준비 사항을 종합적으로 점검하지 않으면 안되기 때문이다.
주요참석 인사의 행동계획에는 기본적으로 행사의 전반사항을 파악할 수 있는 행사 개요와 행사와 관계가 있는 제반 참고 사항이 포함되며 개개의 주요인사에 대해 행사장까지의 도착 방법, 복장, 의식의 진행 절차 및 개인별 역할, 행사 종료후의 행동지침 등을 수록한다.
행동계획은 특히 의식의 진행절차와 이에 따른 주요 참석인사의 역할에 대하여 세심한 주의를 기울여 작성한다. 예를 들어 대통령 취임식의 경우 퇴임 대통령, 신임 대통령, 국무총리, 행정자치부장관 등에 대해 개별적으로 행동계획을 작성해 사전 브리핑하게 된다. 울산광역시 행정부시장
경상일보
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